연구진흥팀, ‘AI 기반 교비 연구 행정 시스템’ 자체 구축
AI-Native University 구현 위한 노력

경희가 ‘AI-Native University’ 전환을 선언하며 교육·연구·행정 혁신이 곳곳에서 감지되고 있다. 지난 3월 경희 구성원이라면 누구나 최신 생성형 LLM 모델을 사용할 수 있는 AI 플랫폼 ‘ChatKHU’를 공개했다. 이를 통해 OpenAI, Google 등 글로벌 AI 기업의 최신 LLM 모델을 하나의 환경에서 활용할 구조가 마련됐다. 지난 4월에는 총장 직속 전략 컨트롤타워인 ‘경희 AI위원회’가 공식 가동됐다. AI를 대학 운영의 보조 수단이 아닌 근본 구조로 전환하기 위함이다.

3년치 이메일 1,800여 건 분석, 운영 초기부터 효용성 입증

이를 뒷받침할 행정 현장에서도 AI가 본격적인 변화를 일으키고 있다. 연구처 연구진흥팀은 ‘AI 기반 연구 행정 시스템’을 자체적으로 구축했다. 연구진흥팀은 연구과제 규정, 절차, 서식 관련 반복 문의와 공휴일이나 근무시간 외에 정보를 확인하지 못했던 경험을 토대로 이번 시스템을 기획했다. 시스템을 기획한 연구진흥팀 진기준 과장은 “반복적인 업무로 인한 행정 부하를 줄이는 동시에 연구자를 위한 서비스를 도입하고 싶었다. 본격적인 개발에 앞서 다년도에 걸쳐 접수된 사례를 체계적으로 살펴 시스템 구축에 필요한 데이터를 확보했다”고 설명했다.

연구진흥팀은 교원 문의 사례를 별도로 기록·관리해 왔으며, 이에 더해 같은 기간 축적된 연구과제 관련 이메일 중 선별한 1,800여 건을 전수조사해 원천 데이터를 확보했다. ‘연구과제 유형’, ‘질문 주제’, ‘질문 내용’, ‘답변’, ‘규정 근거’ 등 5개 필드의 다층 분류 체계를 설계하고, 데이터 계층화를 통한 AI 학습에 최적화된 형태로 데이터를 정비했다. 답변의 신뢰성을 확보하기 위해 관련 규정을 병기했다.

AI 기반 연구 행정 시스템은 ChatKHU를 통해 교내 구성원에게 공개됐다. ChatKHU 내 공식 인증 등재 서비스로는 행정 분야 첫 사례다. 공개 이후 반응은 빠르게 나타났다. 운영 초기 한 달간 847건, 일평균 24건의 상담 세션이 이루어지고 있으며, 각 세션 내에서 후속 질문이 연속으로 이어지는 등 실질적인 상담 도구로 활용되고 있다. 특히 한글 데이터 기반으로 구축됐음에도 영어 질의에 정상 응답하는 것이 확인돼 외국인 교원의 접근성도 개선됐다.

실제로 시스템을 사용해 본 교원들의 만족도도 높았다. 이과대학의 한 교원은 “교비 연구비 사용 기준이나 의무 사항을 확인하려면 관련 이메일과 첨부 파일을 모두 뒤져야 해 적지 않은 시간이 소요됐는데 개발한 시스템을 활용하면 답변을 바로 받을 수 있어 행정 부담을 크게 줄일 수 있었다. 이러한 서비스가 교내 행정 전반으로 확장된다면 구성원의 체감 효용이 한층 커질 것”이라고 말했다.

반복되는 단순 사항 구조화, 반복 행정 부담 완화

연구진흥팀은 시스템을 자체 개발한 경험을 토대로 일상 데이터 관리의 중요성을 공유했다. 진기준 과장은 “다년간의 현장 사례를 꾸준히 기록한 덕분에 시스템을 단기간에 구축할 수 있었다. 반복되는 단순 사항을 구조화된 형태로 정리한다면 AI를 활용해 반복 행정의 부담을 완화할 수 있을 것”이라고 말했다.

AI 기반 연구행정 시스템은 범용 솔루션이 아니라 연구 행정 현장의 실제 사례와 내부 규정을 기반으로 설계한 맞춤형 시스템이다. 앞으로 운영 데이터가 축적될수록 응답 품질이 높아지는 맞춤 성장형 구조로 연구 행정에 큰 보탬이 될 전망이다. 현재 교비 연구비 문의를 중심으로 운영되고 있으며, 추후 규정 개정이나 신규 데이터 추가 시 체계적으로 업데이트할 계획이다.

AI를 통한 행정 혁신은 연구처에 그치지 않는다. 교육혁신사업단은 대학혁신지원사업의 문서 및 예산 심의를 위한 AI Agent 개발에 나섰다. 하반기 결과보고서 심의부터 적용하는 것을 목표로 사업을 추진하고 있다. 대학혁신지원사업 국고 지침에 기반한 심의 기준의 표준화와 행정 업무 혁신이 목표다.